Administrative Assistant

Dreyfous es una empresa netamente puertorriqueña fundada en el año 1993 con el objetivo de aportar conocimientos y productos educativos innovadores y de alta calidad, dentro y fuera de Puerto Rico.

Nuestro enfoque es poder mejorar la calidad de la educación de Puerto Rico por medio de recursos y herramientas tecnológicas dirigidas a estudiantes, padres y maestros. Nos distinguimos no tan solo por nuestra sólida trayectoria, sino por nuestro servicio personalizado y compromiso inquebrantable con cada uno de nuestros clientes. En Dreyfous creemos y fomentamos nuestro lema: con pasión hacemos la diferencia.

Resumen del puesto

Trabajo administrativo que consiste en asistir, coordinar, colaborar y ejecutar funciones administrativas diarias del supervisor y el departamento. Algunas de las funciones son: redactar correspondencia, programar citas, organizar y mantener archivos en papel y electrónicos, proporcionar información a las personas o empleados que llaman o solicitan algún servicio.

Responsabilidades del puesto

• Planifica, coordina y asiste en las reuniones para los seguimientos de las diferentes acciones requeridas del departamento y cubre las necesidades del supervisor y los empleados del departamento.
• Toma dictado, transcribe, prepara presentaciones y otras comunicaciones requeridas por el departamento.
• Crea, mantiene y actualiza toda la documentación e información en la base de datos, según los sistemas utilizados por el departamento.
• Asiste y realiza la documentación de los procesos y el manejo de las diferentes iniciativas y proyectos del departamento.
• Asiste y coordina los adiestramientos y preparación de materiales requeridos incluyendo la preparación de salón.
• Manejo de la comunicación, documentación y archivo en papel, correo electrónico o digitalizado.
• Elabora informes y reportes periódicos, según le sea requerido o previamente establecido.
• Provee servicio al cliente interno o externo vía teléfono, correo electrónico o presencial.
• Reporta la asistencia diaria de los empleados de su departamento a Recursos Humanos.
• Ordena y administra los materiales de oficina de su departamento.
• Brinda apoyo en recepción y cuadro telefónico, cuando sea requerido.

Requisitos del puesto

• Grado Asociado en Sistemas de Oficina o su equivalente.
• Seis meses a un año de experiencia relacionada.
• Conocimiento avanzado en computadoras.
• Dominio en los programas: Excel, Word, Power Point y Outlook.
• Bilingüe (español e inglés). Habilidad para leer, escribir y hablar en ambos idiomas.
• Buenas destrezas de comunicación.
• Atención al detalle, confidencialidad y trabajo en equipo.

Job Type: Full-time

Salary: $11.50 per hour

Benefits:

• 401(k)
• Dental insurance
• Health insurance
• Paid time off
• Vision insurance

Schedule:

• 8 hour shift

Education:

• Associate (Required)

Experience:

• administrative: 1 year (Required)

Language:

• English (Required)

Work Location: In person