Service Administrator (M/D/F)

• Erfassung von Störungsmeldungen, Anfragen und Service-Bestellungen sowohl national als auch international.
• Kundenkorrespondenzen auf nationaler und internationaler Ebene.
• Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit aller Anfragen und eigenständige Nachverfolgung ihrer Bearbeitung.
• Erstellung von Angeboten für Serviceeinsätze, Ersatzteile und Upgrades, sowohl national als auch international in Deutsch und Englisch.
• Sicherstellung der Auftragsabwicklung auf nationaler und internationaler Ebene.
• Rechnungsstellung für Serviceeinsätze, Ersatzteile und Verträge in beiden Sprachen.
• Zuweisung und Überwachung der Aufgaben von Technikern, sowohl intern als auch extern.
• Terminkoordination zwischen Technikern, anderen internen Abteilungen, externen Servicedienstleistern und Kunden.
• Planung, Koordinierung und Nachverfolgung jährlicher Wartungen bei Vertragskunden.
• Termingerechter Versand von Ersatzteilen national und international.
• Erstellung von Versanddokumenten.
• Verwaltung des Ersatzteillagers, Sicherstellung der Verfügbarkeit von Teilen und Durchführung von Ersatzteilbestellungen.
• Überwachung und Abwicklung von Rücksendeverfahren
• Überprüfung der Eingangsrechnungen für Materialien und Dienstleistungen.
• Unterstützung von Qualitätsaudits und -initiativen je nach Bedarf.
• Strenge Einhaltung der Datensicherheitsrichtlinien und -erwartungen.
• Pflege des CRM- und ERP- Systems sowie fortlaufende Dokumentation.

Fachliche Qualifikationen:

Ausbildung & Erfahrung:

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, vorzugsweise mit Bezug zum Kundenservice oder Technikbereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Kundenservice, Technischen Support oder in einer vergleichbaren Position.

Sprachkenntnisse:

• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse der spanischen- und/oder französischen Sprache sind ein Plus

IT-Kenntnisse:

• Sicherer Umgang mit CRM- und ERP-Systemen und gängigen Office-Programmen.

Technisches Verständnis:

• Grundlegendes technisches Verständnis sollte vorhanden sein

Persönliche Kompetenzen:

Organisationstalent:

• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen und Prioritäten effektiv zu setzen.

Kommunikationsfähigkeit:

• Starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, um effektiv mit Kunden, Technikern und anderen Stakeholdern zu interagieren.

Kundenorientierung:

• Hohes Maß an Kundenserviceorientierung und die Fähigkeit, Kundenbedürfnisse zu erkennen und darauf zu reagieren.

Teamfähigkeit:

• Effektives Arbeiten in einem Team und gute Koordinationsfähigkeiten.

Lösungsorientiertes Denken:

• Fähigkeit, proaktiv Lösungen für auftretende Probleme oder Herausforderungen zu finden.

Detailorientierung:

• Sorgfältige und genaue Arbeitsweise, insbesondere bei der Dokumentation und Auftragsabwicklung.

Stressresistenz:

• Fähigkeit, auch in hektischen Situationen oder bei hohem Arbeitsaufkommen ruhig und effizient zu bleiben.

Flexibilität:

• Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen und Arbeitsbedingungen.

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