Patient Services Supervisor

Supervisor(a) de Servicios al Paciente - Registro

Fecha: 18 de marzo de 2024

Ubicación: Trujillo Alto, PR

Jornada: Exento, Tiempo Completo

Salario: $20.05 por hora

En NeoMed Center somos una empresa social, proveedora de servicios integrados de salud primaria y preventiva con el fin de lograr el bienestar comunitario; destacados entre los proveedores más creativos y dinámicos de Puerto Rico. Como talentos, nos distinguimos por hacer de la experiencia de nuestros pacientes y clientes una distintiva de nuestra marca, asegurando una atención de salud accesible y responsiva. Nuestra institución está construyendo un sistema de atención médica primaria de clase mundial, dirigidos a mejorar los resultados de salud en nuestros pacientes y en construir comunidades saludables en la isla.

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Descripción General

El/La Supervisor(a) de Servicios de Apoyo al Paciente es responsable de planificar y dirigir las actividades de la unidad de Servicios de Apoyo al Paciente. Como líder formal, dirige al personal clerical que brinda servicio directo a los pacientes, clientes y otros visitantes para asegurar que los talentos mantengan registros precisos de los pacientes y brinden una excelente experiencia al cliente. Además, este profesional brinda capacitación al personal nuevo, gerencia el talento del personal existente, y actúa como mentor(a) procesos administrativos. El/La Supervisor(a) de Servicios de Apoyo al Paciente colabora en las reuniones del centro de salud, y apoya en la revisión de procedimientos para ayudar a reducir el tiempo de espera y hacer que los procesos médicos sean más eficientes. En general, procesa documentación interna y externa, revisa formularios, realizan tareas administrativas, ayuda con la programación de citas, requisa materiales de oficina, asegura la limpieza y organización de las áreas de trabajo de los oficinistas médicos, mantiene estrictos procedimientos de privacidad del paciente, y sostiene una cultura de confianza alineada a la estrategia organizacional para el bienestar del personal.

Deberes y Responsabilidades Esenciales

• Lidera al equipo de Servicios de Apoyo al Paciente y otros talentos adscritos al departamento.
• Garantiza que el personal tenga los recursos, las herramientas y la formación necesaria para realizar sus funciones.
• Gerencia el desempeño del personal, incluidas las evaluaciones, medidas disciplinarias y/o despidos.
• Maneja el sistema de asistencia del personal para garantizar que se les pague con precisión.
• Mantiene el itinerario de turnos del personal para garantizar que haya una cobertura adecuada.
• Desempeña el rol de personal de Servicios de Apoyo al Paciente cuando las necesidades del personal de Servicios de Apoyo al Paciente lo requieran.
• Responde y resuelve las preguntas, inquietudes o frustraciones de los pacientes.
• Realiza entrevistas de empleo cuando haya puestos vacantes en el equipo.
• Mantiene la limpieza y apariencia profesional del área de anfitrión del centro de salud.
• Se adhiere a la política organizacional con especial atención a las normas de conducta y a la confidencialidad en alineación con la ley HIPAA.
• Asiste al Administrador del Centro en la supervisión del equipo de Servicios de Apoyo al Paciente, anfitrión u otro personal adscrito al departamento, así como con iniciativas de mejora de procesos y cambios relacionados a las políticas organizacionales.
• Supervisa al personal de la unidad de Servicios de Apoyo al Paciente asignado a las distintas áreas de servicios médicos.
• Revisa, modifica y certifica la asistencia del personal bajo su supervisión.
• Colabora con el/la Supervisor(a) de Facturación y Cobros en procesos relacionados a la facturación médica en las diferentes áreas de servicios.
• Monitorea la entrada de datos del personal a los programas y sistemas de información del centro de salud.
• Asegura la trasmisión de los encuentros de los pacientes de la reforma.
• Asegura que el personal bajo su supervisión cumpla con las normas y procedimientos establecidos en el centro de salud.
• Asiste en el monitoreo de las entradas de datos de facturación y/o codificación médica.
• Trabaja mensualmente el informe de utilización de los citarios de los proveedores.
• Analiza cualquier patrón y/o tendencias en los reportes de Patient Access Reports.
• Audita mensualmente o, cuando lo entienda necesario, el registro de pacientes de sala de emergencia.
• Mantiene informado y/o consulta con el/la Supervisor(a) de Facturación y Cobros sobre cualquier aspecto necesario.
• Supervisa las salas de los pacientes para verificar si van a ser atendidos y monitorea el tiempo de espera.
• Adiestra al personal en las diferentes funciones del departamento para asegurar un mejor servicio al paciente y minimizar los errores.
• Asiste en la preparación del informe trimestral para el programa de calidad.
• Prepara diversos informes y reportes diarios, mensuales, trimestrales, semestrales y/o anuales de procesos inherentes al departamento.
• Monitorea la recopilación de la información del paciente a través del personal de Servicios de Apoyo al Paciente.
• Recibe los cuadres diarios de cada línea de servicio y lleva inventario en la caja registradora.
• Prepara los depósitos bancarios, maneja la caja menuda y custodia los registros conforme a la normativa institucional con la asistencia del departamento de Finanzas.

Responsabilidades de Supervisión:

Esta posición no tiene responsabilidades gerenciales de supervisión

Educación Mínima

Bachillerato en Gerencia de Servicios de Salud, Administración de Empresas, Administración en Sistemas de Oficina, o disciplina relacionada de una institución acreditada

Experiencia

• Tres (3) a cinco (5) años de experiencia en supervisión de personal
• Experiencia gerencial deseable en un centro de salud primaria y/o en servicio al cliente

Requisitos Adicionales

• Dominio bilingüe en los idiomas del inglés y el español
• Familiaridad con sistemas de salud electrónicos (EHR) como Epic
• Conocimiento en ciclos de facturación y codificación médica

Competencias Medulares

Pensamiento Estratégico

Liderazgo y Agilidad

Comunicación y Confianza

Manejo de Tiempo

Escucha Activa

Trabajo en equipo

Colaboración y Adaptabilidad

Solución de Problemas

Rendición de Cuentas

Inteligencia Emocional

Competencias Adicionales

• Supervisión gerencial de personal
• Liderazgo y planificación estratégica
• Experiencia del cliente y la calidad
• Orientación a metas y objetivos basados en resultados (OKR)
• Manejo de métricas, medidas clínicas y estándares de productividad
• Facturación, Cobros y Codificación Médica
• Manejo de pacientes y poblaciones diversas
• Dominio con las claves (códigos) hospitalarias de seguridad
• Atención a la diversidad, equidad e inclusión (DE&I) en el personal
• Juicio decisional colaborativo e independiente
• Dominio en redacción y comunicación escrita
• Preparación de horarios y turnos semanales
• Administración de entrada de datos
• Capacidad de innovación en el servicio
• Manejo de reducción de costos del servicio
• Adiestramiento y desarrollo de personal
• Monitoreo de objetivos y metas claras (KPI)
• Capacidad de innovación en el servicio
• Manejo de reducción de costos del servicio
• Dominio con la tecnología y sistemas computadorizados

Importante: El candidato debe proporcionar evidencia de la preparación académica y/o cursos relacionados con la publicación del empleo.

Trabajo Físico y Ambiente

Los requisitos físicos descritos son representativos de los que deben ser cumplidos por el talento para desempeñar exitosamente las funciones esenciales de esta posición. Acomodos razonables pueden ser considerados para que personas con discapacidades puedan desempeñar las funciones esenciales.

Mientras ejecuta las responsabilidades de esta posición, el talento regularmente permanece sentado, utiliza sus manos y dedos, habla y escucha. El talento ocasionalmente permanece de pie. Destrezas visuales requeridas para este rol incluyen visión de cerca y a distancia. El talento en esta posición constantemente se comunica con otros para intercambiar información

Las características del ambiente de trabajo descritas son representativas a las que el talento se encuentra mientras realiza las funciones esenciales de esta posición. El talento en este rol trabaja en un ambiente de salud primaria con temperaturas adecuadas, buena iluminación, y ruido de moderado a silencioso. libre de humedad u olores desagradables y de sustancias toxicas. También cuenta con barreras proyectivas y suplido de PPE según los protocolos establecidos para el control de infecciones.

Trabajador Esencial

Como líderes reconocidos de la salud primaria integral en Puerto Rico, reafirmamos nuestro compromiso de siempre ofrecer servicios médicos a nuestros pacientes, incluso durante eventos de emergencia y/o desastres naturales. Los empleados de NeoMed Center son considerados trabajadores esenciales, cuyo papel es crítico en la continuidad de estos importantes servicios, incluso en tales circunstancias. Al postularse para esta posición, usted reconoce que NeoMed Center puede requerir sus servicios durante e inmediatamente después de dichos eventos.

EEOC

NeoMed Center es un patrono con igualdad de oportunidad en el empleo. NeoMed Center no discrimina en el empleo por motivo de raza, color, religión, origen nacional, estado de ciudadanía, ascendencia, edad, sexo, orientación sexual, identidad de género, estado civil, discapacidad física o mental, estado militar, o cualquier otra característica protegida por la ley.

Job Type: Full-time

Salary: $20.05 per hour

Expected hours: 40 per week

Benefits:

• 401(k) matching
• Dental insurance
• Health insurance
• Life insurance
• Paid time off
• Parental leave
• Retirement plan
• Vision insurance

Schedule:

• Holidays
• Monday to Friday
• On call
• Weekends as needed

Education:

• Bachelor's (Required)

Experience:

• Supervising: 2 years (Required)

Language:

• English (Required)

Ability to Relocate:

• Trujillo Alto, PR 00976: Relocate before starting work (Required)

Work Location: In person